Projektzeiten erfassen: Leitfaden für Büro und Baustelle
Kurz gesagt: Wer Leistungen nach Aufwand abrechnet, verliert Geld nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch Stunden, die nie irgendwo landen. Dieser Text zeigt, wo genau die Lücken entstehen, was eine Erfassung leisten muss, damit sie im Alltag durchgehalten wird, und für welche Betriebe sich der Umstieg lohnt. Und für welche nicht.
Das Problem beginnt nicht am Monatsende, sondern am Dienstagnachmittag
Ein Ingenieur fährt zur Baustelle, klärt zwei Rückfragen, misst nach, telefoniert auf dem Rückweg mit dem Bauherrn. Zurück im Büro sind es zwei Projekte, drei Tätigkeiten und ein Zeitraum, den er abends aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Er schreibt sechs Stunden auf das Hauptprojekt, weil das am einfachsten ist.
Die Stunden sind nicht verschwunden. Sie sind nur falsch zugeordnet. Auffallen wird das erst, wenn die Abrechnung ansteht und niemand mehr erklären kann, warum ein Projekt 20 Prozent über der Kalkulation liegt und ein anderes verdächtig gut aussieht.
In Betrieben, die nach Aufwand abrechnen, ist das keine Ordnungsfrage. Es ist der Unterschied zwischen einer belegbaren Rechnung und einer Diskussion mit dem Kunden.
Was die Lücke tatsächlich kostet
Rechnen Sie es einmal an Ihrem eigenen Betrieb durch. Acht Mitarbeiter, die pro Woche zwei Stunden nicht sauber zuordnen können, bei einem abrechenbaren Satz von 75 Euro: Das sind 1.200 Euro pro Woche, die entweder nicht in Rechnung gestellt werden oder auf dem falschen Projekt landen und dort die Kalkulation verfälschen.
Dazu kommt die stille Nebenrechnung: die Zeit, die im Büro dafür draufgeht, Zettel abzutippen, Unleserliches zu klären und am Monatsende hinter drei Leuten herzutelefonieren. Das taucht in keiner Statistik auf, weil es niemand als Projektarbeit bucht.
Der dritte Posten ist der unangenehmste, weil er erst Jahre später sichtbar wird: Wer keine belastbaren Ist-Zahlen hat, kalkuliert das nächste Angebot wieder aus dem Bauch. Man merkt nicht, dass eine bestimmte Leistungsphase regelmäßig länger dauert als angenommen, weil die Zahlen dazu nie sauber vorlagen.
Warum Excel hier irgendwann kippt
Excel ist nicht das Problem, solange drei Leute an einem Standort arbeiten und die Tabelle jemand konsequent pflegt. Wir haben das an anderer Stelle ausführlich beschrieben.
Im Projektgeschäft kippt es an drei Punkten. Erstens beim Ort: Wer unterwegs arbeitet, hat die Tabelle nicht dabei und trägt abends nach. Zweitens bei der Zuordnung: Sobald Zeiten nach Projekt und Unterprojekt ausgewertet werden sollen, wird aus der Tabelle eine Bastelei aus Pivot und Formeln, die genau eine Person versteht. Drittens bei der Frist: Für Teile des Baugewerbes und für alle Minijobber schreibt das Mindestlohngesetz vor, dass die Zeiten spätestens sieben Tage nach der Leistung aufgezeichnet sind. Wer am Monatsende sammelt, reißt diese Frist an vier von fünf Tagen.
Was eine Erfassung leisten muss, damit sie durchgehalten wird
Die meisten Systeme scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern daran, dass die Mitarbeiter sie nach drei Wochen nicht mehr benutzen. Vier Punkte entscheiden darüber:
Sie muss dort sein, wo die Arbeit passiert. Auf dem Telefon, das der Monteur ohnehin in der Tasche hat. Alles, was einen Rechner voraussetzt, wird zur Abendaufgabe und damit zur Schätzung.
Ein Eintrag darf nicht länger dauern als eine WhatsApp. Start, Ende, Projekt. Wenn dafür fünf Pflichtfelder auszufüllen sind, wird gesammelt statt erfasst.
Die Zuordnung muss beim Eintragen passieren, nicht danach. Nachträgliches Sortieren ist genau der Schritt, bei dem die Stunden falsch landen.
Beide Seiten müssen denselben Stand sehen. Wenn der Mitarbeiter seine Stunden nur abgibt und erst im Dezember erfährt, was angekommen ist, entstehen die Diskussionen, die am meisten Vertrauen kosten.
Wie das im Alltag aussieht
Ein Mitarbeiter öffnet die App, trägt Beginn und Ende ein und wählt Projekt und Tätigkeit aus einer Liste. Das dauert etwa 15 Sekunden. Im Büro ist die Stunde damit sofort auf dem richtigen Projekt sichtbar, nicht erst nach dem Abtippen.
Wer den Projektstand sehen will, schaut nachmittags nach, statt am Monatsende zu rekonstruieren. Für die Abrechnung wird der Zeitraum gewählt und als PDF oder Excel exportiert. Der Aufwand verschiebt sich damit von einem großen Monatsend-Block zu 15 Sekunden pro Eintrag, verteilt über den Tag.
Der eigentliche Gewinn ist aber nicht die gesparte Zeit. Es ist die Antwort auf die Frage, wie viele Stunden ein Projekt bisher gekostet hat. Betriebe, die diese Zahl jederzeit haben, kalkulieren beim nächsten Angebot anders.
Für wen sich das lohnt, und für wen nicht
Bamsenet passt gut, wenn Ihr Betrieb zwischen 5 und 50 Mitarbeitern hat, nach Aufwand abrechnet oder Projektstunden auswerten muss, an wechselnden Orten arbeitet und eine Lösung sucht, die ohne Einführungsprojekt auskommt. Typisch sind Ingenieur- und Architekturbüros, Bauüberwachung, Handwerksbetriebe mit Projektabrechnung und Hausverwaltungen mit Außendienst.
Genauso wichtig ist die andere Richtung, deshalb hier offen: Wenn Sie eine Stempeluhr am Eingang brauchen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter per GPS orten wollen, wenn Sie eine direkte DATEV-Schnittstelle voraussetzen oder wenn Ihre Leute regelmäßig ohne Mobilfunknetz arbeiten, sind Sie mit einem anderen Anbieter besser bedient. Wir erfassen Start- und Endzeit manuell, per App und im Browser, und exportieren die Stundenzettel als PDF oder Excel. Alles Weitere gehört ehrlicherweise nicht zu unserem Leistungsumfang.
Was Sie konkret bekommen
Zeiten nach Projekt, Unterprojekt und Tätigkeit zuordnen. Den Projektaufwand in Echtzeit sehen statt am Monatsende. Arbeitszeitmodelle für Vollzeit und Teilzeit mit Überstundenberechnung. Urlaub und Abwesenheiten inklusive Team-Kalender und Genehmigung per Klick. Ein Protokoll, in dem jede Buchung mit Arbeitszeit, Pause und Summe nachvollziehbar bleibt. Export als PDF oder Excel. App für Android und iOS, dazu der Browser-Zugang.
Der Preis liegt bei 19 Euro im Monat für bis zu drei Nutzer, jeder weitere kostet 5 Euro. Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten, es gibt keine Feature-Stufen. Monatlich kündbar, Hosting in Deutschland.
Häufige Fragen aus der Praxis
Wie lange dauert die Einführung im Team?
Das Konto ist in unter zwei Minuten angelegt. Mitarbeiter kommen per Einladungslink dazu und melden sich selbst an. Eine Schulung braucht es in der Regel nicht, weil der Eintrag aus drei Angaben besteht. Rechnen Sie mit einem Nachmittag, bis Projekte und Arbeitszeitmodelle hinterlegt sind.
Können Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen?
Ja, und das ist auch der einzige Weg, taggenau zu bleiben. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber. Im Protokoll sehen Sie jede Buchung.
Was passiert nach den 60 Tagen?
Sie entscheiden dann, ob Sie weitermachen. Es gibt keine automatische Verlängerung in einen teuren Tarif und keine Kreditkarte im Voraus. Wenn Sie nichts tun, endet der Test.
Reicht Excel nicht auch?
Für kleine Teams an einem Standort oft ja. Sobald Zeiten nach Projekten ausgewertet werden, an wechselnden Orten entstehen oder die Sieben-Tage-Frist gilt, kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart.
Ist die Zeiterfassung überhaupt Pflicht?
Ja, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Wie erfasst wird, ist bisher nicht vorgeschrieben, ein Gesetzentwurf zur elektronischen Erfassung ist noch nicht verabschiedet. Die Details haben wir hier zusammengefasst.
Der nächste Schritt
Der ehrlichste Test ist der eigene Betrieb. Nehmen Sie ein laufendes Projekt und lassen Sie Ihr Team zwei Wochen lang die Zeiten direkt eintragen. Danach sehen Sie schwarz auf weiß, wie viele Stunden vorher nirgends gelandet sind.
Die Testphase läuft 60 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung: 60 Tage kostenlos testen. Wenn Sie es lieber einmal gezeigt bekommen möchten, geht auch das: Demo vereinbaren.