Zeiterfassungspflicht: Was seit 2022 wirklich gilt

Seit wann die Pflicht wirklich gilt

Zur Zeiterfassungspflicht kursieren erstaunlich viele Halbwahrheiten, von kommt erst noch bis gilt nur für Große. Die Fakten sind kurz erzählt. 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht nachgelegt: Diese Pflicht gilt in Deutschland schon jetzt, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seitdem müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden, in jedem Betrieb, unabhängig von der Größe, für Vollzeit, Teilzeit und Minijob.

Offen ist nur noch die Form. Ein Gesetzentwurf des Arbeitsministeriums will die elektronische Erfassung zum Standard machen, verabschiedet ist er bis heute nicht (Stand Juli 2026). Bis dahin sind Papier und Excel weiterhin zulässig. Wer Ihnen erzählt, ab einem bestimmten Datum sei eine bestimmte Software Pflicht, verkauft Ihnen etwas.

Wichtig für den Alltag: Sie dürfen das Aufschreiben an Ihre Mitarbeiter delegieren, die Verantwortung dafür, dass es passiert, bleibt aber bei Ihnen. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, nur eben mit dokumentierten Zeiten.

Was bei einer Kontrolle wirklich passiert

Für Handwerk und Bau ist das Thema keine Theorie, weil hier der Zoll ins Spiel kommt. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft unangekündigt auf der Baustelle oder im Betrieb. Die Grundlage liefern das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und die Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes, die seit 2015 gelten. Im Baugewerbe kommen die Sofortmeldepflicht bei der Einstellung und die Ausweispflicht auf der Baustelle dazu.

Konkret will der Prüfer sehen, wann jeder Anwesende an diesem Tag angefangen und aufgehört hat. Das Mindestlohngesetz verlangt, dass diese Aufzeichnung spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung vorliegt und zwei Jahre aufbewahrt wird. Wer die Stunden erst am Abend vor der Prüfung aus dem Gedächtnis rekonstruiert, fällt genau damit auf, denn geschätzte Zeiten sehen anders aus als echte. Bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation drohen Bußgelder, die je nach Fall bis zu 30.000 Euro erreichen können.

Panik ist trotzdem der falsche Modus. Die allermeisten Prüfungen sind für Betriebe mit halbwegs ordentlicher Dokumentation in einer Stunde erledigt. Die Frage ist nur, ob Sie diese Stunde vorbereitet erleben oder nicht.

So sind Sie vorbereitet, ohne ein Projekt daraus zu machen

Taggenau erfassen, am Tag der Leistung. Das ist die halbe Miete und nebenbei die Regel, an der Excel-Sammlungen am häufigsten scheitern.

Nachweise auffindbar halten. Ordner oder digital ist egal, aber wenn der Prüfer wartet, sollten es Minuten sein, nicht Tage.

Zuordnung klären. Wer arbeitet auf welcher Baustelle, welchem Projekt? Bei wechselnden Einsatzorten ist die fehlende Zuordnung die häufigste Lücke in den Unterlagen.

Häufige Fragen aus der Praxis

Reicht Excel oder Papier für die Zeiterfassung aus?

Stand Juli 2026: ja, rechtlich reicht beides, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und rechtzeitig dokumentiert sind. Die praktischen Grenzen von Excel haben wir hier beschrieben: Stundenzettel in Excel führen.

Gilt die Pflicht auch für Betriebe mit drei Mitarbeitern?

Ja. Weder der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts noch das Mindestlohngesetz kennen eine Untergrenze bei der Betriebsgröße. Kleinbetriebe kommen nur mit weniger Aufwand davon, weil weniger Menschen zu dokumentieren sind.

Kommt die elektronische Erfassung als Pflicht?

Ein Entwurf existiert, beschlossen ist nichts, und für kleine Betriebe waren bisher Übergangsfristen vorgesehen. Es spricht einiges dafür, dass die elektronische Form Standard wird. Es gibt aber Stand heute kein Datum, ab dem Papier verboten wäre.

Wer darf die Zeiten eintragen?

Die Mitarbeiter selbst, das ist ausdrücklich zulässig und in der Praxis der einzige Weg, der die sieben Tage einhält. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.

Was am Jahresende passiert, wenn Stunden zwar geleistet, aber nirgends sauber erfasst sind, lesen Sie im Artikel Überstunden korrekt erfassen im Kleinbetrieb.

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